Emailen vanuit Uniconta
Het is mogelijk om vanuit Uniconta email te versturen vanaf je eigen emailadres. In dit document leggen we uit hoe je dit zelf kun instellen en wat er onder andere mogelijk is.
Waar kan ik de email instellingen vinden?
Je kunt op 2 verschillende plekken de email instellingen vinden
- Klant ???? onderhoud en parameters ???? email instellen
- Bedrijf ???? onderhoud en parameters ???? email instellen
Email instellen via bedrijf
De voorkeur heeft om de instellingen te verrichten via bedrijf. Hier kun je namelijk gemakkelijk meerdere accounts koppelen aan Uniconta die je hierna kunt selecteren voor gebruik.
Om bij de instellingen te komen ga je naar Bedrijf ???? onderhoud en parameters ???? email instellen
Hier klik je op toevoegen en kun je kiezen voor microsoft graph en SMTP. Het geeft hetzelfde resultaat maar als er gebruik wordt gemaakt van een zakelijk emailadres dan is het instellen via Microsoft Graph een stuk makkelijker.
Microsoft Graph
Klik op toevoegen ???? Microsoft Graph en in het volgende scherm klik je bovenin op “verbinden”. Er volgt een pop-up waarbij gevraagd wordt of je de beheerder bent van het email account.
NB! Ben je niet de beheerder en klik je hier op “Nee” dan komt de volgende pop up in beeld
Zodra je op “ja” klikt komt er een nieuwe pop up waarbij je je aanmeld bij je email account en daarna kun je toestemming verlenen aan Uniconta.
Nu kun je het gekoppelde account een nummer en naam geven zodat je deze bij de vervolg instellingen gemakkelijk kunt vinden.
SMTP
Bij het instellen van de Email via SMTP kun je gebruik maken van de wizard. Deze vind je bovenin de menubalk. Indien je de juiste gegevens van de poort/server weet kun je dit ook rechtstreeks invullen.
Zodra je op de wizard klikt, wordt er gevraagd van welke host gebruik gemaakt wordt. Er zijn door
Uniconta 3 vooraf ingestelde mogelijkheden te kiezen
NB! Word er gebruik gemaakt van een andere host, dan zul je zelf de benodigde informatie moeten opzoeken en kun je geen gebruik maken van de wizard als de juiste host geselecteerd is, klik je volgende. In het volgende scherm moet je het email adres en het bijhorende wachtwoord invullen, hierna klik je op voltooien
De pop-up verdwijnt en de informatie wordt ingevuld bij de instellingen zoals hieronder te zien is.
Nu moeten de instellingen gecontroleerd worden en dit doe je door middel van de knop “SMTP controleren” in de menubalk. Hiervoor moet je een email adres invullen om een testmail te sturen.
Het advies is om naar een mailadres te sturen die gebruik maakt van een andere host om de instelling goed te controleren.
Instellingen per type bericht (factuur, pakbon, etc.)
Je kunt per soort bericht een tekst instellen die meegezonden wordt met het document. Om dit in te stellen ga je naar klant ???? onderhoud en parameters ???? e-mail instellen. Hier klik je op toevoegen en in het volgende scherm kun je de instellingen per soort bepalen.
Naam: de naam van de instellingen
Email type: hier selecteer voor welk type bericht je de instellingen wilt maken/aanpassen
Taal: door hier gebruik van te maken kun je, op basis van de taal op de klant/leverancier, verschillende teksten met de mail meesturen als je hier standaard invult dan wordt de mail verstuurd aan klanten waarvoor geen aparte taal is ingesteld
email instellen: hier kun je een eerder gemaakte email account selecteren
SMTP-Host:
Dit hoeft alleen ingevuld te worden als er niet een account is aangemaakt onder bedrijf om email te versturen. Indien dit niet gedaan is, kun je hierboven vinden wat en hoe je moet invullen
Afzender: Email adres van de afzender
Email verzenden van de werknemer:
Hiervoor moeten werknemers ingesteld staan onder bedrijf ???? werknemers. Ook moeten de werknemers geselecteerd wordenop de order om hier gebruik van te maken.
Cc afzender: Te selecteren als je zelf een kopie wilt
Ontvangen
Naam afzender: de naam van de afzender
Antwoord aan: in te vullen als antwoorden op de email aan een ander email adres gestuurd moeten worden
BCC: Te gebruiken om een verborgen kopie te versturen
Onderwerp: hier kun je het onderwerp van de email bepalen. Hier kunnen ook velden van Uniconta aan toegevoegd worden (klantnaam/ factuurnummer/ etc.)
Velden toevoegen:
In het 1e veld selecteer je de hoofdgroep waar het benodigde veld zich bevind (klant/leverancier/factuur)
In het 2e veld selecteer je het daadwerkelijk toe te voegen veld. Zodra het juiste veld geselecteerd is kun je dit toevoegen door op de pijl te klikken.